Amap de Fondettes

RÈGLEMENT DE L’ASSOCIATION

Vu les statuts de l’association AMAP de Fondettes.
Vu le compte rendu de la réunion du conseil d’administration du 8 novembre 2019.

Article 1 • Objet et modalités de révision
Conformément aux statuts de l’AMAP de Fondettes, le présent règlement intérieur vise à préciser certains points des statuts et réglementer le fonctionnement des activités de l’association.
Toute adhésion implique son entière acceptation. Il est voté par le conseil d’administration (CA) sous réserve que les révisions n’entraînent pas de modifications des statuts.
Il est communiqué aux adhérents et producteurs. Les révisions sont supposées acceptées par les adhérents et producteurs lors de leur renouvellement d’adhésion ou partenariat.
Le mode de fonctionnement de l’association est participatif. Cela signifie que chaque adhérent est invité
à participer à la gestion des tâches nécessaires au bon fonctionnement de l’AMAP et est invité à  rejoindre le CA.
Article 2 • Cotisation d’adhésion
Tout membre (individuel ou famille) de l’AMAP de Fondettes doit s’acquitter de sa cotisation annuelle de 15 € ou de 20 € pour l’adhésion de soutien. Cette cotisation est renouvelée chaque année en décembre et un reçu sera remis à l’adhérent. Elle est destinée à couvrir les frais de fonctionnement de l’association (notamment assurance responsabilité civile, site web, petit matériel pour la salle, reprographie, licences logiciels...). Toute cotisation versée à l’association est définitivement acquise. Aucun remboursement
ne pourra être exigé.
Article 3 • Engagements des adhérents
Tout adhérent de l’AMAP de Fondettes s’engage à :
• Soutenir le producteur en recherchant un rythme de commande régulier sur les produits choisis et payer ses produits à l’avance.
• Venir chercher ses commandes ou les faire retirer par une tierce personne, aux jours et aux heures définies dans le bon de livraison. Tout produit non retiré le jour de la distribution sera redistribué entre les adhérents présents.
• Participer activement à la vie de l’association, notamment à une permanence par trimestre.
• Remettre ses bons de commande dans les délais et conditions communiquées par le bureau et payer à l’avance par chèque à l’ordre de chaque producteur.
• Apporter les contenants adaptés permettant (le réceptionner ses commandes (notamment boîtes à œufs).
• Si l’adhérent choisit de commander des légumes, il s’engage à commander chaque semaine pendant tout le trimestre, seul ou en alternance avec un autre adhérent. Il reconnaît que les intempéries et ravageurs font partie intégrante de l’agriculture et peuvent nuire à la récolte. Aussi, le contenu des paniers est soumis à variations qui s’équilibrent dans l’année.
Article 4 • Engagements des producteurs
Tout producteur partenaire de l’AMAP de Fondettes s’engage à :
• Fournir des produits de saison, de bonne qualité gustative et sanitaire, issus d’une agriculture paysanne locale, respectueuse de l’environnement et des principes de l’agriculture biologique.
• Assurer une transparence sur la vie de son exploitation (origine des produits, méthodes...).
• Honorer les commandes pour les dates indiquées dans le bon de commande.
• Être présent à au moins une permanence par trimestre dans la mesure du possible.
• Aviser le bureau dans les meilleurs délais en cas de problème exceptionnel qui affecterait sa production ou la livraison : dans ce cas il s’engage à compenser au mieux les manquements. Les adhérents seront informés par le bureau de l’association.
Article 5 • Engagements réciproques
Les adhérents et producteurs de l’AMAP de Fondettes s’engagent à :
• Respecter les statuts et le présent règlement intérieur, ainsi que la charte des AMAP ci-annexée.
• Partager les objectifs de l’association, soutenir ses initiatives et la faire connaître.
Article 6 • La commande
Un bon de commande trimestriel est mis à disposition avant chaque début de trimestre sur le site internet de l’association. Une version papier est également disponible dans la salle de distribution au moins deux semaines avant le début du trimestre. La commande est validée à partir du moment où l’adhérent remet son bon de commande et ses paiements par chèques dans les délais indiqués par les
organisateurs. Une permanence a lieu à cet effet chaque fin de trimestre. Autant que possible cette commande doit être envoyée en parallèle par e-mail à amapfondettes@gmail.com.
La modification ou résiliation d’un bon de commande signé n’est pas possible. Passer une commande en dehors des dates de renouvellement définies n’est possible que pour les-nouveaux membres et jusqu’en milieu de trimestre environ. Sinon il faudra attendre la prochaine session de renouvellement en fin de trimestre. En cas d’absence lors de la distribution, ou de démission en cours de trimestre, l’adhérent ne pourra pas être remboursé de ses commandes. Il peut trouver un remplaçant pour retirer ses commandes à sa place. La revente est de sa responsabilité.
Article 7 •Les tarifs des produits
Les producteurs communiquent leurs tarifs aux référents. Ils sont retranscrits dans le bon de commande trimestriel. Les paiements sont faits à l’ordre des producteurs. Il n’y a pas d’intermédiaire, aucune marge n’est exercée. Ceci permet ainsi un prix équitable aussi bien pour le producteur que pour l’adhérent. Rappelons que l’AMAP est une association loi 1901 à but non lucratif.
Article 8 • La distribution
Le siège social est défini dans les statuts. La livraison et la distribution des commandes a lieu à La Petite Fève de Fondettes. Ce local est mis à disposition gracieusement par Clara Dupré, maraîchère, selon une convention établie à titre précaire et révocable. L’utilisation du local et du matériel implique le respect et la participation de chacun â l’installation, au rangement et au nettoyage. Les commandes sont distribuées les jeudis entre 17 h 30 et 19 h 30, aux dates définies dans tes bons de commande. Tous les
membres de l’association assurent à tour de rôle les permanences de distributions. Ces permanences consistent notamment à : aider les producteurs à la mise en place de leurs produits, afficher la composition du panier, assurer l’émargement, ranger la salle, régler les problèmes éventuels liés à la récupération des produits (retard, oubli, erreur de livraison), informer les responsables de l’association
si besoin (propositions, difficultés...) Le tableau des adhérents de permanence est réalisé chaque trimestre et affiché sur le site internet de l’association. Toute commande qui n’a pas été récupérée à 19h30 sera redistribuée entre les membres présents sans remboursement possible pour le destinataire initial sauf arrangement préalable.
Article 9 • Rôle des organisateurs de l’association
Le fonctionnement de l’association est organisé par un CA composé de référents et d’un bureau. Les modalités de fonctionnement et rôles du CA et du bureau sont définis dans les statuts. Les référents producteurs : Ils sont le lien entre l’AMAP et les producteurs. Ils fixent avant chaque nouvelle saison
avec leur producteur les dates des livraisons, prix et listes des produits proposés. Ils recueillent les chèques des commandes pour leur producteur. Ils participent aux permanences de distribution en tant qu’administrateur. Ils peuvent organiser des visites collectives de l’association chez leurs producteurs. Ils s’occupent de toute la communication entre l’AMAP et leur producteur (problèmes de livraison...). Ils sont membres du CA. Pour le bon fonctionnement de l’association il est souhaitable d’avoir un référent
par produit. Les autres référents : Si le nombre de volontaires est suffisant, des référents peuvent être désignés sur d’autres missions, par exemple un référent de suivi du tableau de permanence et des clés ou encore un référent du site internet.
Article 11 • Protection de la vie privée des adhérents
Les adhérents sont informés que l’association met en œuvre une liste des informations nominatives les concernant. Son usage est exclusivement destiné au bon fonctionnement de l’association. Pour toute rectification, s’adresser au bureau. Les adresses électroniques sont regroupées en liste de diffusion, permettant uniquement de transmettre les informations de l’AMAP. Les membres du bureau s’engagent
à ne pas utiliser ces données en dehors du cadre de l’association.
Article 11 • Responsabilités
L’association dispose d’une assurance responsabilité civile. En dehors des dommages couverts, l’association n’est pas responsable des incidents survenus dans le cadre de ses activités (visites
d’exploitations...). Il revient à chaque adhérent de prendre ses dispositions en matière d’assurance.